Thủ tục công bố mỹ phẩm mới nhất 2022

Chào luật sư LAVN LAW FIRM, tôi là chủ công ty A hiện tại tôi dự định nhập khẩu mỹ phẩm từ Nhật Bản về Việt Nam. Tuy nhiên, đây là lần đầu tiên tôi kinh doanh mặt hàng này nên chưa nắm rõ những quy định thủ tục cần phải thực hiện, trước khi kinh doanh trên thị trường. Vậy để nhập khẩu mỹ phẩm về Việt Nam tôi cần phải làm thủ tục gì và thời gian tiến hành trong bao lâu?

Chúng tôi xin giải đáp thắc mắc của Quý doanh nghiệp như sau:

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 35 Thông tư 06/2011/TT-BYT quy định: “Các sản phẩm mỹ phẩm đã được Cục Quản lý dược – Bộ Y tế cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm còn hiệu lực được phép nhập khẩu vào Việt Nam. Thủ tục nhập khẩu thực hiện tại cơ quan Hải quan theo quy định hiện hành. Khi làm thủ tục nhập khẩu, doanh nghiệp xuất trình với cơ quan Hải quan Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm đã được Cục Quản lý dược – Bộ Y tế cấp số tiếp nhận.”

Như vậy, doanh nghiệp cần phải thực hiện thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu trước khi nhập khẩu hàng hoá và sau khi được Cục Quản lý dược cấp số tiếp nhận Phiếu công bố thì doanh nghiệp có thể nhập khẩu hàng vào Việt Nam. Thời gian xử lý hồ sơ thông thường sẽ diễn ra trong khoảng từ 20-25 ngày làm việc. 

Khái niệm công bố lưu hành mỹ phẩm

Cần hiểu như thế nào là công bố mỹ phẩm, doanh nghiệp đã từng đặt ra câu hỏi: công bố mỹ phẩm là thủ tục gì? 

Công bố mỹ phẩm là thủ tục hành chính do tổ chức sản xuất hoặc nhập khẩu sản phẩm mỹ phẩm thực hiện trước khi đưa sản phẩm lưu thông trên thị trường, được tiến hành tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong lĩnh vực mỹ phẩm. Trong đó, đối với mỹ phẩm được sản xuất trong nước sẽ tiến hành thủ tục công bố mỹ phẩm trong nước tại Sở Y tế cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và đối với mỹ phẩm được nhập khẩu từ nước ngoài sẽ phải tiến hành thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu tại Cục Quản lý dược – Bộ Y tế.
Tổ chức đứng tên công bố phải chịu trách nhiệm về những nội dung đã công bố với cơ quan chuyên môn, đồng thời phải chịu trách nhiệm về tính an toàn, hiệu quả và chất lượng của sản phẩm đối với người tiêu dùng. Sau khi được phép lưu thông trên thị trường cơ quan nhà nước có thể thanh tra, kiểm tra sản phẩm và xử phạt khi có hành vi vi phạm. 

Điều kiện đối với doanh nghiệp thực hiện công bố lưu hành sản phẩm mỹ phẩm

Thứ nhất, tổ chức đứng tên công bố sản phẩm mỹ phẩm phải có chức năng kinh doanh mỹ phẩm tại Việt Nam;

Thứ hai, sản phẩm công bố mỹ phẩm phải có mục đích sử dụng chính là để làm sạch, làm thơm, thay đổi diện mạo, hình thức, điều chỉnh mùi cơ thể, bảo vệ cơ thể hoặc giữ cơ thể trong điều kiện tốt, nhằm phân định với các sản phẩm thuốc có công dụng điều trị, ngăn chặn, phục hồi,…

Thứ ba, thành phần các chất trong sản phẩm không nằm trong các chất cấm, không vượt quá giới hạn nồng độ, hàm lượng và điều kiện sử dụng trong công thức sản phẩm mỹ phẩm.

Hồ sơ công bố mỹ phẩm

Đối với sản phẩm mỹ phẩm được sản xuất trong nước

Khi tiến hành nộp hồ sơ công bố cần phải chuẩn bị các loại tài liệu sau đây:

  • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường;
  • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của nhà sản xuất (trong trường hợp mỹ phẩm sản xuất trong nước mà tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường không phải là nhà sản xuất);
  • Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hợp lệ Giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường được phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam (trong trường hợp tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường không phải là nhà sản xuất);

Đối với sản phẩm mỹ phẩm được nhập khẩu từ nước ngoài về Việt Nam

Để sản phẩm được thông quan và lưu hành hợp pháp trên thị trường doanh nghiệp cần phải chuẩn bị các loại tài liệu sau đây:

  • Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm;
  • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường;
  • Bản chính hoặc bản sao giấy uỷ quyền có chứng thực chữ ký và được hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hoá lãnh sự theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
  • Bản chính Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) tại nước sản xuất hoặc nước xuất khẩu;

Thủ tục cấp số tiếp nhận phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm

Hiểu rõ vấn đề doanh nghiệp thường bận tâm, đó là quy trình tiến hành công bố mỹ phẩm được thực hiện như thế nào? Doanh nghiệp phải bắt đầu từ đâu? Khi và chỉ khi nắm được quy trình thủ tục thì doanh nghiệp mới có thể thực hiện một cách dễ dàng mà không gặp phải những khó khăn vướng mắc tốn nhiều thời gian công sức nộp đi nộp lại hồ sơ nhiều lần nhưng vẫn không nhận được kết quả như mong muốn.

Trình tự thủ tục công bố mỹ phẩm

Quy trình thủ tục nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm trong nước

Bước 1: Lập Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm và dữ liệu công bố

Truy cập vào trang thông tin điện tử của Cục Quản lý dược, tải cơ sở dữ liệu của Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm (Phụ lục số 01-MP), điền đầy đủ thông tin theo quy định vào cơ sở dữ liệu, sao lưu vào phương tiện lưu giữ điện tử (USB, CD-ROM, …). Phiếu công bố nộp cho cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền phải được in ra từ cơ sở dữ liệu đó.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Một bộ hồ sơ phải đầy đủ các tài liệu được nêu ở phần 05, được nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền. 

Bước 3: Cơ quan nhà nước tiếp nhận hồ sơ:

Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ công bố hợp lệ và lệ phí công bố, cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền có trách nhiệm ban hành số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm.

Trong trường hợp hồ sơ công bố chưa hợp lệ thì trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan tiếp nhận ra thông báo bằng văn bản yêu cầu  sửa đổi, bổ sung các nội dung chưa đáp ứng theo quy định. 

Bước 4: Nộp hồ sơ sửa đổi bổ sung:

Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày ban hành văn bản thông báo cho tổ chức đứng tên công bố mỹ phẩm, nếu cơ quan nhà nước không nhận được hồ sơ bổ sung thì hồ sơ đã nộp không còn giá trị. Trường hợp tổ chức vẫn muốn công bố sản phẩm thì phải nộp mới và nộp phí công bố. 

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ bổ sung hợp lệ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm ban hành số tiếp nhận Phiếu công bố mỹ phẩm. 

Trường trường hồ sơ sửa đổi, bổ sung không hợp lệ thì cơ quan tiếp nhận hồ sơ thông báo bằng văn bản không cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm cho sản phẩm này.

Bước 5: Nhận kết quả:

Kết quả của thủ tục công bố mỹ phẩm là phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm có số tiếp nhận hay còn gọi là số công bố mỹ phẩm do cơ quan nhà nước cấp. 

Quy trình thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu

Bước 1: Tại hệ thống Cổng thông tin một cửa quốc gia,  doanh nghiệp tiến hành tạo tài khoản công bố. Hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu chỉ có thể nộp bằng hình thức trực tuyến thông quan trang thông tin điện tử. 

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ:

Tương tự như hồ sơ công bố mỹ phẩm trong nước, doanh nghiệp cần phải lập phiếu công bố mỹ phẩm. 

Mẫu phiếu công bố mỹ phẩm được tải về từ hệ thống thông tin điện tử Cổng thông tin một cửa Quốc gia. Quý doanh nghiệp có thể lựa chọn việc soạn phiếu công bố trên Excel theo mẫu rồi đăng tải lên hệ thống hoặc trực tiếp khai báo thông tin trên hệ thống.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần chuẩn bị các loại giấy tờ được nêu tại phần 05. 

Bước 3: Nộp hồ sơ:

Để nộp được hồ sơ công bố mỹ phẩm, tổ chức chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường phải tải hồ sơ lên hệ thống thông tin, cài đặt các chương trình hỗ trợ ký số điện tử, đặc biệt là doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ bằng chữ ký số điện tử trên hệ thống thông tin của Cục Quản lý dược. 

Bước 4: Nộp phí

Sau khi nộp hồ sơ thành công, sau khoảng 03 ngày làm việc cơ quan nhà nước sẽ gửi phiếu báo thu trên trang thông tin điện tử. Doanh nghiệp có thể nộp phí trực tiếp hoặc qua chuyển khoản đến Cục Quản lý dược, nên lưu ý rằng trên phiếu báo thu có thông tin về số phiếu báo thu, quý doanh nghiệp cần nhập số phiếu báo thu này vào nội dung chuyển khoản nếu nộp phí bằng hình thức chuyển khoản. Hồ sơ chỉ bắt đầu được giải quyết khi doanh nghiệp nộp lệ phí nhà nước và tải uỷ nhiệm chi lên hệ thống. 

Bước 5: Cơ quan nhà nước giải quyết hồ sơ:

Trong thời hạn từ 02 – 03 tuần kể từ ngày nộp hồ sơ, nếu hồ sơ hợp lệ Cục Quản lý dược có trách nhiệm cấp số tiếp nhận cho sản phẩm. 

Trong trường hợp hồ sơ chưa đáp ứng được yêu cầu theo quy định, cơ quan nhà nước sẽ ra thông báo yêu cầu sửa đổi bổ sung. Công văn yêu cầu sửa đổi bổ sung sẽ được công bố trên hệ thống, các nội dung cần phải sửa đổi bổ sung sẽ được đề cập trong công văn này. 

Sau 03 tháng kể từ ngày ban hành công văn yêu cầu sửa đổi bổ sung, nếu doanh nghiệp không nộp hồ bổ sung thì hồ sơ được xem là không còn giá trị. Nếu doanh nghiệp muốn công bố lại thì phải nộp hồ sơ mới và nộp lệ phí nhà nước. 

Sau khi nộp hồ sơ bổ sung, trong thời hạn từ 02 – 03 tuần cơ quan nhà nước sẽ cấp số tiếp nhận nếu hồ sơ bổ sung đã hợp lệ, trong trường hợp hồ sơ sửa đổi bổ sung không hợp lệ thì sẽ ra văn bản từ chối tiếp nhận. 

Bước 6: Nhận kết quả
Kết quả hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu chỉ được thể hiện dưới dạng bản mềm, doanh nghiệp có thể tải phiếu công bố đã được cấp số tiếp nhận từ hệ thống thông tin. 

Xem hướng dẫn: Tra cứu công bố mỹ phẩm

Các thông tin khác

Cơ quan thẩm quyền

Đối với mỹ phẩm nhập khẩu: Tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường nộp hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm tại Cục Quản lý dược – Bộ Y tế.

Đối với mỹ phẩm sản xuất trong nước: Tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường nộp hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm tại Sở Y tế nơi đặt nhà máy sản xuất. Sản phẩm mỹ phẩm được sản xuất, đóng gói từ bán thành phẩm nhập khẩu được coi như sản phẩm sản xuất trong nước.

Đối với mỹ phẩm kinh doanh trong phạm vi Khu thương mại công nghiệp thuộc Khu kinh tế cửa khẩu Mộc Bài, tỉnh Tây Ninh thực hiện công bố tại Ban Quản lý Khu kinh tế cửa khẩu Mộc Bài; mỹ phẩm kinh doanh trong phạm vi Khu kinh tế – thương mại đặc biệt Lao Bảo, tỉnh Quảng Trị thực hiện công bố tại Ban Quản lý Khu kinh tế tỉnh Quảng Trị.

Việc đ­ưa mỹ phẩm từ Khu thương mại công nghiệp thuộc Khu kinh tế cửa khẩu Mộc Bài, tỉnh Tây Ninh vào các khu chức năng khác trong Khu kinh tế cửa khẩu Mộc Bài, tỉnh Tây Ninh hoặc đưa vào thị trường nội địa để kinh doanh; đưa mỹ phẩm từ Khu Kinh tế – Thương mại đặc biệt Lao Bảo, tỉnh Quảng Trị vào thị trường nội địa để kinh doanh phải thực hiện công bố tại Cục Quản lý dược – Bộ Y tế.

Lệ phí

Hiện nay, lệ phí công bố mỹ phẩm được tính dựa trên số lượng sản phẩm công bố, mỗi sản phẩm mỹ phẩm lệ phí công bố sẽ là 500.000 đồng. 

Thời gian và hiệu lực

Số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp. Hết thời hạn 05 năm, tổ chức, cá nhân muốn tiếp tục đưa sản phẩm mỹ phẩm ra lưu thông trên thị trường thì phải công bố lại trước khi số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm hết hạn và phải nộp lệ phí theo quy định.

Lưu ý

  • Đối với thủ tục công bố mỹ phẩm trong nước ở từng địa phương sẽ có những yêu cầu khác nhau ngoài những tài liệu được quy định tại Thông tư 06/2011/TT-BYT về hồ sơ công bố mỹ phẩm. Chẳng hạn như một số tỉnh thành yêu cầu cung cấp hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF)
  • Đối với hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu các tài liệu của nước ngoài phải được hợp pháp hoá lãnh sự (trừ trường hợp được miễn hợp pháp hoá lãnh sự theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên). Ngoài ra, trường hợp công bố sản phẩm mỹ phẩm được lưu hành và xuất khẩu từ các nước thành viên CPTPP (Nước thành viên CPTPP là bất kỳ Nhà nước hoặc lãnh thổ hải quan riêng nào mà Hiệp định CPTPP đã được phê chuẩn và có hiệu lực) thì không phải có CFS.       

Các câu hỏi liên quan

Câu hỏi 1: Số tiếp nhận Phiếu Công bố sản phẩm mỹ phẩm là gì? 

LAVN trả lời: Theo quy định tại Khoản 4 Điều 2 Thông tư 06/2011/TT-BYT quy định: “Số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm là số do cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cấp khi tiếp nhận hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm. Số tiếp nhận Phiếu công bố có giá trị chứng nhận sản phẩm mỹ phẩm đã được tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường khai báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền về việc mỹ phẩm sẽ được lưu thông trên thị trường mà không có giá trị chứng nhận sản phẩm đó đảm bảo tính an toàn, hiệu quả, đáp ứng tất cả các yêu cầu của Hiệp định mỹ phẩm ASEAN và các phụ lục (Annexes) kèm theo”. 

Câu hỏi 2: Công ty chúng tôi nhập khẩu mỹ phẩm của Malaysia về Việt Nam thì có cần phải xin CFS mỹ phẩm không? Theo tôi tìm hiểu thì Malaysia là một trong các nước thành viên của Hiệp định Đối tác Toàn diện và Tiến bộ xuyên Thái Bình Dương (CPTPP). 

LAVN trả lời: Malaysia là nước thành viên nhưng chưa hoàn tất thủ tục hoàn tất phê chuẩn Hiệp định, chỉ những quốc gia là thành viên đã phê chuẩn Hiệp định mới được miễn CFS. Do đó, sản phẩm nhập khẩu từ Malaysia về vẫn phải cung cấp CFS. 

Luật LAVN cung cấp dịch vụ công Bố mỹ phẩm hàng đầu

Tại sao nên sử dụng dịch vụ tư vấn thủ tục công bố mỹ phẩm?

  • Thủ tục này cần người có chuyên môn trong lĩnh vực hoá mỹ phẩm, bởi các thành phần trong sản phẩm phải được kiểm tra không nằm trong danh sách các chất cấm, không vượt quá nồng độ cho phép, đáp ứng được điều sử dụng;
  • Doanh nghiệp cần người có kinh nghiệm trong việc chuẩn bị hồ sơ, bởi hồ sơ công bố tuy khá đơn giản nhưng phải đáp ứng được các điều kiện nhất định và những nội dung bắt buộc theo quy định pháp luật. 
  • Để tránh phải chịu phạt vi phạm liên quan các công việc phải thực hiện sau khi công bố, doanh nghiệp cần đơn vị tư vấn cách ghi nhãn phụ, hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ PIF và hậu kiểm sản phẩm. 
  • Trong quá trình công bố sẽ không ít lần doanh nghiệp phải gặp những khó khăn, lúng túng khi phải nhận công văn yêu cầu sửa đổi bổ sung, nhưng không định hình được cách giải trình và hướng giải quyết cho hồ sơ, khi đó Quý doanh nghiệp nên cần một đơn vụ có chuyên môn tư vấn.

Để không phải mất quá nhiều thời gian trong việc xin cấp số tiếp nhận làm ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh và lợi nhuận của doanh nghiệp, do vậy cần cân nhắc trong việc sử dụng dịch tư vấn pháp lý.

Dịch vụ công bố mỹ phẩm - LAVN

Tại sao Quý khách hàng nên chọn LAVN?

Chúng tôi đại diện khách hàng thực hiện các công việc sau:

  • Kiểm tra thành phần sản phẩm;
  • Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ tài liệu công bố;
  • Soạn phiếu công bố mỹ phẩm;
  • Kê khai hồ sơ trên hệ thống Cổng thông tin Một cửa Quốc gia;
  • Nộp hồ sơ bằng chữ ký số điện tử;
  • Hỗ trợ khách hàng điều chỉnh, bổ sung hồ sơ khi có yêu cầu;
  • Theo dõi tình trạng hồ sơ trên hệ thống;
  • Hỗ trợ tư vấn ghi nhãn sản phẩm sau khi công bố;
  • Hỗ trợ tư vấn kiểm tra hậu mãi mỹ phẩm;   

Chi phí dịch vụ hợp lý phù hợp với nguồn tài chính của doanh nghiệp, thời gian xử lý công việc nhanh chóng. Ngoài ra khách hàng chỉ cần chi trả trước 50% phí dịch vụ để thực hiện công việc, sau khi nhận được kết quả doanh nghiệp mới phải chi trả 50% phí dịch vụ còn lại. Do vậy, khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi. 

Sự uy tín, chất lượng của LAVN LAW FIRM là giá trị mà chúng tôi muốn gửi đến Quý khách hàng. 

5/5 - (16 bình chọn)