Nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm online

Ngày 17/6/2016, Bộ Y tế ban hành Quyết định về việc áp dụng cơ chế hải quan một cửa quốc gia đối với thủ tục hành chính cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu . Theo đó, thủ tục cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu thực hiện theo quy định tại Thông tư số 06/2011/TT-BYT ngày 25 tháng 01 năm 2011 của Bộ Y tế quy định về quản lý mỹ phẩm được áp dụng cơ chế hải quan một cửa quốc gia. Do đó, từ ngày 01/01/2017, tất cả các tổ chức, cá nhân chỉ thực hiện  nộp hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu và nhận kết quả công bố theo cơ chế hải quan một cửa quốc gia (địa chỉ: https://vnsw.gov.vn/). Nhằm tạo thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm online, LAVN xin hướng dẫn chi tiết các bước cần thực hiện thông qua bài viết dưới đây. 

Quy định về hồ sơ công bố mỹ phẩm trực tuyến

Theo Điều 1 Quyết định 2659/QĐ-BYT, quy định tên thủ tục hành chính áp dụng cơ chế này là: “Thủ tục cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu thực hiện theo quy định tại Thông tư số 06/2011/TT-BYT ngày 25 tháng 01 năm 2011 của Bộ Y tế quy định về quản lý mỹ phẩm”. Đồng thời, quy định kết quả của thủ tục hành chính thực hiện theo cơ chế hải quan một cửa quốc gia: “Văn bản cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu là bản điện tử có chữ ký và con dấu số của Cục quản lý dược (Bộ Y tế) ứng dụng cơ chế hải quan một cửa quốc gia có giá trị pháp lý tương đương bản giấy và được công bố công khai trên cổng thông tin điện tử quốc gia.”

Như vậy, chỉ những sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu mới áp dụng nộp trực tuyến tại Cổng thông tin Một cửa Quốc gia. 

Khi tiến hành nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm qua hình thức trực tuyến doanh nghiệp cần chuẩn bị các loại hồ sơ sau:

1. Phiếu công bố mỹ phẩm (theo mẫu được cung cấp trên Cổng thông tin Một cửa Quốc gia)

2. Giấy uỷ quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu 

Lưu ý: giấy uỷ quyền phải được chứng thực chữ ký, hợp pháp hoá lãnh sự và đảm đảm các nội dung bắt buộc theo quy định:

  • Tên, địa chỉ của nhà sản xuất; trường hợp bên uỷ quyền là chủ sở hữu sản phẩm thì cần nêu rõ tên, địa chỉ của chủ sở hữu sản phẩm và tên, địa chỉ của nhà sản xuất;
  • Tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân được ủy quyền;
  • Phạm vi ủy quyền (đứng tên công bố và phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam);
  • Nhãn hàng hoặc tên sản phẩm được ủy quyền;
  • Thời hạn ủy quyền;
  • Cam kết của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm cung cấp đầy đủ Hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF) cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường tại Việt Nam;
  • Tên, chức danh, chữ ký của người đại diện cho bên uỷ quyền.

3. Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) của nước sản xuất hoặc nước xuất khẩu (trừ trường hợp được miễn)

Lưu ý: Giấy chứng nhận lưu hành tự do phải đảm bảo các nội dung bắt buộc sau:

  • Tên cơ quan, tổ chức cấp CFS.
  • Số, ngày cấp CFS.
  • Tên sản phẩm, hàng hóa được cấp CFS.
  • Loại hoặc nhóm sản phẩm, hàng hóa được cấp CFS.
  • Tên và địa chỉ của nhà sản xuất.
  • Trên CFS phải ghi rõ là sản phẩm, hàng hóa được sản xuất và được phép bán tự do tại thị trường của nước sản xuất hoặc nước cấp CFS.
  • Họ tên, chữ ký của người ký CFS và dấu của cơ quan, tổ chức cấp CFS.

Hướng dẫn nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm online

1. Thêm mới hồ sơ

Doanh nghiệp trước khi lưu hành sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu thì phải khai báo hồ sơ xin cấp số tiếp nhận phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu gửi tới BYT. Tài liệu này hướng dẫn doanh nghiệp khai báo hồ sơ xin cấp số tiếp nhận phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu trên hệ thống NSW và gửi hồ sơ đã khai báo sang hệ thống BYT.

Để có thể gửi được bộ hồ sơ sang hệ thống BYT thì doanh nghiệp phải khai đủ thông tin ở 2 phần: 

  • Tab Hồ sơ: Là màn hình khai báo thông tin đơn đăng ký cấp số tiếp nhận phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu. 
  • Tab File đính kèm: Là màn hình cho phép upload các file đính kèm của hồ sơ.

2. Khai báo thông tin đơn đăng ký cấp số tiếp nhận phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu

Có hai hình thức khai báo thông tin đơn đăng ký cấp số tiếp nhận phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu:  Là khai trực tiếp trên giao diện hoặc upload thông tin từ file excel.

Khai báo trực tiếp trên giao diện

Bước 1: Từ màn hình tìm kiếm thông tin hồ sơ, nhấn Tạo mới hồ sơ  để thực hiện khai báo mới thông tin hồ sơ:

form

Bước 2: Hệ thống hiển thị màn hình thêm mới. Doanh nghiệp thực hiện nhập các thông tin đầy đủ và hợp lệ.

Màn hình hiển thị

  • Nhãn hàng*: Cho phép nhập.
  • Tên sản phẩm*: Cho phép nhập.
  • Danh sách các dạng hoặc màu: Cho phép nhập.
  • Dạng sản phẩm*: Check chọn 1 hoặc nhiều dạng sản phẩm. Trường hợp chọn dạng sản phẩm là các dạng khác thì phải nhập thông tin vào ô Dạng sản phẩm khác*

dang san pham khac

  • Mục đích sử dụng*: Cho phép nhập.
  • Dạng trình bày*: Chỉ chọn 1 dạng trình bày. Trường hợp chọn dạng trình bày là các dạng khác thì phải nhập thông tin vào ô Dạng trình bày khác*

dang trinh bay khac

– Nhóm thông tin về nhà sản xuất: 

Doanh nghiệp có thể khai báo nhiều nhà sản xuất (nếu sản phẩm có nhiều nhà sản xuất). Các bước khai báo thông tin từng nhà sản xuất như sau:

+ Nhập các thông tin: Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, số fax, nước sản xuất.  Nhấn nút cap nhat

thong tin san

Nhà sản xuất sau khi thêm thành công hiển thị dưới danh sách nhà sản xuất, như sau:

danh sach nha san

Lưu ý:

+ Doanh nghiệp nếu muốn sửa lại thông tin nhà sản xuất đã thêm thì nhấn vào icon ở cột sửa. Thông tin của nhà sản xuất sẽ hiển thị lên như sau:

sua thong tin

Doanh nghiệp thực hiện sửa thông tin và nhấn lại nút cap nhat 1  để cập nhật thông tin đã sửa.

+ Doanh nghiệp nếu muốn xóa thông tin nhà sản xuất đã thêm thì nhấn vào icon ở cột Xóa. Thông tin của nhà sản xuất sẽ được xóa khỏi danh sách các nhà sản xuất

– Nhóm thông tin đơn vị đóng gói: 

Doanh nghiệp có thể khai báo 1 hoặc nhiều đơn vị đóng gói chính, đơn vị đóng gói thứ cấp. Các bước khai báo như sau:

+ Check chọn hoặc đóng gói chính hoặc đóng gói thứ cấp. 

+ Nhập các thông tin Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, số fax, nước đóng gói. Nhấn nút cap nhat 1

thong tin don vi dong goi

Đơn vị đóng gói sau khi thêm thành công sẽ hiển thị dưới danh sách đơn vị đóng gói như sau:

thong tin hien thi

Lưu ý:

+ Doanh nghiệp nếu muốn sửa lại thông tin đơn vị đóng gói đã thêm thì nhấn vào icon ở cột sửa. Thông tin của đơn vị đóng gói sẽ hiển thị lên như sau:

sua thong tin don vi dong goi

Doanh nghiệp thực hiện sửa thông tin và nhấn lại nút cap nhat 1 để cập nhật thông tin đã sửa.

+ Doanh nghiệp nếu muốn xóa thông tin đơn vị đóng gói đã thêm thì nhấn vào icon ở cột Xóa. Thông tin của đơn vị đóng gói sẽ được xóa khỏi danh sách các đơn vị đóng gói

– Nhóm thông tin tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm mỹ phẩm ra thị trường: 

+ Nhập các thông tin:  Tên công ty*, địa chỉ công ty*, số điện thoại*, số fax, số giấy phép kinh doanh*

– Nhóm thông tin về người đại diện theo pháp luật của công ty: 

+ Nhập các thông tin: Họ tên*, điện thoại* , email*, chức vụ*

– Nhóm thông tin công ty nhập khẩu: 

+ Nhập các thông tin: Tên công ty*, địa chỉ*, số điện thoại*, số fax.

– Nhóm thông tin danh sách thành phần: 

+ Check chọn vào các ô cam kết

+ Khai báo đầy đủ các thành phần có trong sản phẩm mỹ phẩm: 

Nhập Tên đầy đủ thành phần*, Tỷ lệ % của những chất có giới hạn về nồng độ, hàm lượng, Dạng hoặc màu, Ghi chú. Nhấn nút cap nhat 1

danh sach thanh phan

Thành phần sản phẩm sau khi thêm thành công sẽ hiển thị dưới danh sách thành phần như sau:

thong tin thanh phan

Lưu ý:

+ Doanh nghiệp nếu muốn sửa lại thông tin thành phần đã thêm thì nhấn vào icon ở cột sửa. Thông tin của thành phần sẽ hiển thị lên như sau:

sua thanh phan

Doanh nghiệp thực hiện sửa thông tin và nhấn lại nút cap nhat  để cập nhật thông tin đã sửa.

+ Doanh nghiệp nếu muốn xóa thông tin thành phần đã thêm thì nhấn vào icon ở cột Xóa. Thông tin của thành phần sẽ được xóa khỏi danh sách thành phần của sản phẩm.

– Nhóm Thông tin ký hồ sơ: Nhập nơi ký, Ngày ký, Người ký*.

Lưu ý: Các trường thông tin đánh dấu sao là các trường thông tin bắt buộc nhập

Sau khi nhập đầy đủ thông tin trong tab Hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện nhấn nút save ở dưới màn hình thêm mới.

Hệ thống hiển thị màn hình xác nhận việc lưu hồ sơ. Nhấn OK.

luu ho so

Nếu các trường dữ liệu được nhập đầy đủ thì hệ thống sẽ thông báo Thao tác thành công. Hồ sơ ở trạng thái Mới tạo, hiển thị dòng trên cùng trong grid danh sách hồ sơ ở màn hình quản lý hồ sơ.

thanh cong

Trường hợp không nhập các trường thông tin bắt buộc, hoặc nhập dữ liệu không hợp lệ, hệ thống sẽ thực hiện không lưu thông tin,  kiểm tra và đưa ra cảnh báo lỗi ở trường thông tin đó:

nhan

Khai báo dùng file excel

Hệ thống cho phép doanh nghiệp khai thông tin hồ sơ vào file excel và thực hiện khai báo hồ sơ mới bằng cách upload file excel.

Thực hiện tải file excel mẫu

Bước 1: Từ màn hình tìm kiếm thông tin hồ sơ, nhấn Tạo mới hồ sơ  để thực hiện khai báo mới thông tin hồ sơ:

Bước 2:  Click vào nút Bản khai hồ sơ mẫu

Chọn Save File, nhấn nút OK để thực hiện tải file excel về máy

File excel có 4 sheet:

  • Sheet THÔNG TIN VỀ SẢN PHẨM MỸ PHẨM: Cho phép khai báo thông tin đơn đăng ký kiểm tra xác nhận chất lượng.
  • Sheet THÔNG TIN VỀ NHÀ SẢN XUẤT: Cho phép doanh nghiệp nhập thông tin của nhà sản xuất.
  • Sheet THÔNG TIN VỀ ĐƠN VỊ ĐÓNG GÓI:  Cho phép doanh nghiệp khai báo thông tin về đơn vị đóng gói.
  • Sheet DANH SÁCH THÀNH PHẦN:  Cho phép doanh nghiệp khai báo thông tin thành phần của sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu.

Lưu ý: 

Các trường thông tin có dấu (*) là bắt buộc nhập.

Thực hiện khai báo đơn đăng ký cấp số tiếp nhận phiếu công bố

Bước 1: Từ màn hình tìm kiếm thông tin hồ sơ, nhấn Tạo mới hồ sơ  để thực hiện khai báo mới thông tin hồ sơ:

Bước 2: Màn hình thêm mới hồ sơ. Doanh nghiệp nhấn vào nút Browse.

 Hệ thống hiển thị màn hình duyệt để chọn file excel đã khai báo thông tin đầy đủ.

Chọn file excel và click nút Open

Bước 4:  Click nút Nhập

Hệ thống sẽ tự động lấy dữ liệu từ các trường thông tin từ file excel tương ứng vào các trường thông tin trên màn hình:

Nếu các trường dữ liệu được nhập đầy đủ thì hệ thống sẽ thông báo cập nhật thành công. Hồ sơ được hệ thống cấp mã, hiển thị dòng trên cùng trong grid danh sách hồ sơ.

Trường hợp không nhập các trường thông tin bắt buộc, hoặc nhập dữ liệu không hợp lệ, hệ thống sẽ thực hiện không lưu thông tin,  kiểm tra và đưa ra cảnh báo lỗi ở trường thông tin đó.

Khai báo file đính kèm 

Sau khi khai báo thông tin đơn đăng ký cấp số tiếp nhận phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu. Doanh nghiệp thực hiện khai báo file đính kèm cho hồ sơ. Hồ sơ đăng ký cấp số tiếp nhận phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu gồm các file đính kèm sau:

  • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường (có chữ ký và đóng dấu của doanh nghiệp). Trường hợp mỹ phẩm sản xuất trong nước mà tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường không phải là nhà sản xuất thì phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của nhà sản xuất (có chứng thực hợp lệ); (bắt buộc)
  •  Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hợp lệ Giấy ủy quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường được phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam (áp dụng đối với mỹ phẩm nhập khẩu và mỹ phẩm sản xuất trong nước mà tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường không phải là nhà sản xuất). Đối với sản phẩm nhập khẩu thì Giấy uỷ quyền phải là bản có chứng thực chữ ký và được hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hoá lãnh sự theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Giấy uỷ quyền phải đáp ứng các yêu cầu quy định tại Điều 6 Thông tư 06/ 2011/ TT-BYT; (bắt buộc)
  •  Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS); (bắt buộc)
  • Tài liệu khác

Bước 1: Sau khi lưu thành công đơn đăng ký, doanh nghiệp có thể chuyển sang tab file đính kèm để khai báo file đính kèm. Hoặc tại màn hình tìm kiếm hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện tìm kiếm hồ sơ đã thực hiện khai đơn đăng ký xác nhận chất lượng thức ăn chăn nuôi nhập khẩu. Sau đó, nhấn vào nút Sửa.

Bước 2: Chuyển sang tab Thông tin đính kèm.

Doanh nghiệp thực hiện chọn Loại tệp đính kèm.

Doanh nghiệp nhấn nút Browse, chọn đến file đính kèm. Sau đó nhấn vào nút Thêm tệp.

Định dạng file đính kèm: pdf, jpg, tif. Tổng dung lượng tối đa của tất cả các tệp đính kèm trong 1 hồ sơ: 3MB.

Màn hình sau khi upload file đính kèm thành công: Các file đính kèm đã upload thành công như sau:

Sau khi upload file đính kèm, doanh nghiệp có thể tải về file đính kèm hoặc xóa file đính kèm. Thực hiện chọn file đính kèm muốn tải về (nhấn vào icon ở cột tải về) hoặc muốn xóa (nhấn vào icon ở cột xóa).

Dịch vụ công bố mỹ phẩm trực tuyến của Lavn

  • Cung cấp mẫu giấy uỷ quyền và giấy chứng nhận lưu hành tự do để khách hàng thuận tiện trong việc chuẩn bị hồ sơ;
  • Hướng dẫn khách hàng hoàn thiện hồ sơ giấy tờ;
  • Hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự khi có yêu cầu;
  • Kiểm tra LOA, CFS trước khi nộp hồ sơ;
  • Soạn hồ sơ và nộp hồ sơ trực tuyến;
  • Theo dõi và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình nộp hồ sơ;
  • Tư vấn các việc cần làm sao khi công bố. 
Rate this post