Hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ công bố lưu hành mỹ phẩm nhập khẩu

Hợp pháp hóa lãnh sự là một trong những yêu cầu đối với giấy tờ, tài liệu nước ngoài trong hồ sơ công bố lưu hành mỹ phẩm nhập khẩu tại Việt Nam. Để doanh nghiệp nắm rõ hơn về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và các quy định liên quan đến yêu cầu này trong thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu, LAVN đã chia sẻ bài viết dưới đây.

Hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ công bố lưu hành mỹ phẩm nhập khẩu là gì? Tại sao cần hợp pháp hóa lãnh sự?

Căn cứ tại Khoản 2 Điều 4 Nghị định 111/2011/NĐ-CP quy định: “để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam, các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự”. Theo đó, hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam – Khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP.

Sở dĩ quy định về hợp pháp lãnh sự tài liệu giấy tờ nước ngoài trước khi sử dụng tại Việt Nam là vì 02 lý do sau: 

1. Đối với cơ quan nhà nước: dễ dàng xác định tính hợp pháp của các giấy tờ tài liệu nước ngoài; thuận tiện trong bước tiếp nhận và xử lý hồ sơ của doanh nghiệp;
2. Đối với doanh nghiệp: giúp bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp đứng tên công bố tránh các trường hợp giả mạo giấy tờ tài liệu;

Đối với hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự được quy định tại Điều 4 Thông tư 06/2011/TT-BYT: 

• Đối với sản phẩm nhập khẩu thì Giấy uỷ quyền phải là bản có chứng thực chữ ký và được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
• CFS phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.          

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ công bố lưu hành mỹ phẩm nhập khẩu

Đối với CFS:

Trước khi tiến hành thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, doanh nghiệp phải xin giấy chứng nhận lưu hành tự do tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền của nước xuất khẩu hoặc nước sản xuất với đầy đủ các nội dung sau:.

• Tên cơ quan, tổ chức cấp CFS.
• Số, ngày cấp CFS.
• Tên sản phẩm, hàng hóa được cấp CFS.
• Loại hoặc nhóm sản phẩm, hàng hóa được cấp CFS.
• Tên và địa chỉ của nhà sản xuất.
• Trên CFS phải ghi rõ là sản phẩm, hàng hóa được sản xuất và được phép bán tự do tại thị trường của nước sản xuất hoặc nước cấp CFS.
•  Họ tên, chữ ký của người ký CFS và dấu của cơ quan, tổ chức cấp CFS.

Trình tự hợp pháp hóa lãnh sự được tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Chứng nhận lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài;

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự gồm các tài liệu sau:

• 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
• Giấy tờ tùy thân bao gồm chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu;
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự;
• 1 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
• 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự;

Bước 3: Nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự

Tại Việt Nam: hồ sơ được nộp tại Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh;

Tại nước sản xuất hoặc nước xuất khẩu: hồ sơ được nộp tại đại sứ quán Việt Nam;

Bước 4: Nhận kết quả 

Giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự được cơ quan ngoại giao ký tên, đóng dấu và dán tem hợp pháp hóa lãnh sự. 

Thời gian giải quyết: 01 ngày làm việc, được tính trên cơ sở số lượng giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự, không kể giấy tờ, tài liệu đó có một hay nhiều trang.

Cách thức thực hiện: Nộp trực tiếp hoặc qua bưu điện. 

Lưu ý:  

• Nếu giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự có từ hai tờ trở lên thì phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ hoặc phải được buộc dây, gắn xi hoặc áp dụng hình thức bảo đảm khác để không thể thay đổi các tờ của giấy tờ, tài liệu đó.
• Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự chỉ chứng nhận con dấu hoặc chỉ chứng nhận chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự trong các trường hợp sau đây:

• Giấy tờ, tài liệu chỉ có con dấu hoặc chỉ có chữ ký và chức danh;
•  Giấy tờ, tài liệu chỉ có con dấu là con dấu gốc hoặc chỉ có chữ ký là chữ ký gốc.

Đối với LOA:

Trước khi thực hiện hợp pháp lãnh sự, giấy uỷ quyền phải được chứng thực chữ ký của người ký uỷ quyền và phải đảm bảo đầy đủ các nội dung sau đây: 

• Tên, địa chỉ của nhà sản xuất; trường hợp bên uỷ quyền là chủ sở hữu sản phẩm thì cần nêu rõ tên, địa chỉ của chủ sở hữu sản phẩm và tên, địa chỉ của nhà sản xuất;
• Tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân được ủy quyền;
• Phạm vi ủy quyền (đứng tên công bố và phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam);
• Nhãn hàng hoặc tên sản phẩm được ủy quyền;
• Thời hạn ủy quyền;
• Cam kết của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm cung cấp đầy đủ Hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF) cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường tại Việt Nam;
• Tên, chức danh, chữ ký của người đại diện cho bên uỷ quyền.

Trình tự, thời gian giải quyết và cách thức thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự giấy uỷ quyền được tiến hành tương tự như đối với hợp pháp hóa lãnh sự giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) nêu trên.

Kết luận

Đối với hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu các giấy tờ nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi công bố. Tuy nhiên có một số  ngoại lệ, được miễn trừ hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu, giấy tờ như: 

•  Được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại giữa Việt Nam và quốc gia cấp;
•  Có văn bản hoặc thư điện tử do cơ quan có thẩm quyền cấp CFS hoặc cơ quan ngoại giao nước ngoài gửi đến Cục Quản lý Dược có nội dung xác nhận thông tin của CFS
• Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường gửi kết quả tự tra cứu giấy tờ pháp lý từ trang thông tin điện tử (website tiếng Anh) của cơ quan cấp giấy tờ pháp lý của nước thành viên CPTPP có đóng dấu xác nhận của doanh nghiệp kèm theo văn bản cung cấp thông tin về đường dẫn tra cứu đến Cục Quản lý Dược. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, tính chính xác của các giấy tờ, thông tin này và kết quả tự tra cứu của doanh nghiệp;

Thông tin tham khảo

[1] Hồ sơ công bố mỹ phẩm – hướng dẫn chuẩn bị chi tiết

[2] Thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu

[3] Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm

[4] Cách ghi mẫu phiếu công bố mỹ phẩm

LAVN LAW FIRM

Địa chỉ : Lầu 3, Tòa nhà Lộc Thiên Ân, Số 49 Lê Quốc Hưng, F.12, Q.4, TP. HCM

VP Hà Nội: Phòng 302 – số nhà 94 ngõ 126 đường Khuất Duy Tiến, phường Nhân Chính, quận Thanh Xuân, Hà Nội

Tel: (028) 6261 6569                      |      Fax: 028 6261 6639

Email: support@lavn.com.vn         |       Website: www.lavn.com.vn