Hạch toán bán cổ phần là một nghiệp vụ cực kỳ quan trọng không thể thiếu đối với bất kỳ ai làm trong lĩnh vực liên quan đến kế toán, tài chính. Hiện nay, các công ty cổ phần chủ yếu là những công ty vừa và nhỏ hoặc mới tham gia vào thị trường với số vốn điều lệ nhỏ hơn 30 tỷ đồng. Có nhiều nguyên nhân nhưng đa phần là cần số vốn lưu động càng sớm càng tốt nên các đơn vị này tiến hành bán cổ phần.
Những điều cần biết về hạch toán bán cổ phần
Cổ phần được coi là tài sản của công ty và doanh nghiệp. Do vậy, trước khi hiểu về hạch toán cổ phần thì kế toán cần nắm vững các nguyên tắc cơ bản về vốn chủ sở hữu. Chúng bao gồm 4 mục cụ thể:
- Vốn được các chủ sở hữu góp khi thành lập công ty hoặc bổ sung sau đó.
- Những khoản tiền phát sinh từ các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu và lợi nhuận khi đã trừ thuế từ các hoạt động kinh doanh, buôn bán.
- Tổng giá trị trái phiếu chuyển đổi hoặc tổng giá trị cổ phiếu
- Những khoản tiền được viện trợ hoặc được nhận và đã được Cơ quan có thẩm quyền công nhận về việc tăng vốn.
Các nhân viên được giao nhiệm vụ hạch toán cần dựa theo những yêu cầu và thực hiện đầy đủ các bước nhằm xác định tổng vốn chủ sở hữu thực có. Có như vậy khi công ty tiến hành rao bán cổ phần thì công việc hạch toán sẽ đơn giản hơn.
Bên cạnh đó, hạch toán bán cổ phần sẽ có thể nằm trong danh mục bên nợ hoặc bên mua tùy vào tình hình kinh doanh lúc bấy giờ. Mục đích của việc chào bán cổ phần là để kiếm thêm nhiều cổ đông tham gia để làm tăng vốn điều lệ cho công ty.
Tài khoản kế toán cần sử dụng để hạch toán khi bán cổ phần
Theo nguyên tắc kế toán và thông tư hướng dẫn, tài khoản 411 sẽ được sử dụng cho các vấn đề hạch toán liên quan đến vốn chủ sở hữu và cụ thể ở đây là hạch toán bán cổ phần. Tài khoản 411 bao gồm 3 tài khoản cấp 2.
Tài khoản vốn góp thuộc chủ sở hữu: 4111
Với tài khoản này, chúng sẽ thể hiện tổng số vốn thực góp mà các chủ sở hữu đã đầu tư từ ban đầu dựa trên Điều lệ công ty. Đặc biệt với các công ty cổ phần, số vốn có được từ việc phát hành cổ phiếu sẽ phải ghi theo mệnh giá tại thời điểm bán ra. Và tài khoản 4111 có 2 tài khoản cấp 3:
- 41111 là dạng cổ phiếu phổ thông mà người sở hữu nó có quyền được biểu quyết và chúng sẽ thể hiện tổng giá trị của dạng cổ phiếu này.
- 41112 là dạng cổ phiếu ưu đãi. Khác với dạng bên trên, cổ phiếu ưu đãi được chia thành 2 nhóm: nhóm thuộc vốn chủ sở hữu và nhóm nợ cần phải trả.
Tài khoản thặng dư từ vốn cổ phần: 4112
Loại tài khoản này sẽ thể hiện được phần chênh lệch giữa mệnh giá thực tế của cổ phiếu và giá tại thời điểm phát hành. Vốn dĩ như vậy là cổ phiếu hoàn toàn có thể tăng lên hoặc giảm đi vào từng thời điểm cụ thể. Hoặc chúng được tính dựa trên sự chênh lệch giữa giá cổ phiếu quỹ được mua lại với giá phát hành một lần nữa của cổ phiếu quỹ.
Tài khoản chuyển đổi trái phiếu: 4113
Với số mã tài khoản 4113, chúng sẽ chỉ được sử dụng với chức năng phát hành trái phiếu chuyển đổi và góp phần thể hiện cấu phần vốn tại thời điểm hạch toán.
Quy trình hạch toán bán cổ phần khi huy động vốn của cổ đông
Có hai trường hợp chính khi việc bán cổ phiếu hay còn gọi là cổ phần này được trích từ số vốn mà cổ đông đã đóng góp. Với mỗi trường hợp thì quy trình hạch toán trông có vẻ giống nhưng được thực hiện với những mã tài khoản khác nhau.
Hạch toán bán cổ phần khi có giá tương đương với giá phát hành
Nợ: Tài khoản 111, 112 là mệnh giá cổ phiếu
Có: Tài khoản 4111 là mệnh giá của vốn góp từ chủ sở hữu
Khi hạch toán, công ty cổ phần sẽ thống kê chi tiết các mệnh giá theo cả cổ phiếu phổ thông mà người sở hữu có quyền biểu quyết theo tài khoản 41111 và mệnh giá cổ phiếu được ưu đãi theo tài khoản 41112
Xuất hiện sự chênh lệch giữa giá phát hành và giá cổ phiếu
Nợ: Tài khoản 111, 112 sẽ là giá phát hành từ cổ phiếu thuộc chủ sở hữu là cổ đông
Nợ: Tài khoản 4112 là thặng dư thuộc vốn cổ phần và thuộc trường hợp khi giá khi phát hành nhỏ hơn mệnh giá thực tế
Có: Tài khoản 4111 là mệnh giá theo vốn góp thực tế của chủ sở hữu
Có: Tài khoản 4112 là thặng dư thuộc vốn cổ phần và xảy ra trong trường hợp giá phát hành có giá trị lớn hơn mệnh giá thực tế
Những lưu ý dành cho người chịu trách nhiệm hạch toán khi bán cổ phần
Trách nhiệm của các kế toán hay chuyên gia tài chính trong mỗi lần hạch toán bán cổ phần là vô cùng lớn. Vậy nên, để đảm bảo tiến trình được diễn ra suôn sẻ và tránh sai sót, hãy sử dụng một số lưu ý và kinh nghiệm sau đây:
- Thu thập đầy đủ các tài liệu, thông tin liên quan đến hoạt động của vốn chủ sở hữu, đặc biệt và việc bán cổ phần.
- Làm việc tại môi trường yên tĩnh, tránh tiếng ồn hay quá bề bộn, không tìm thấy tài liệu.
- Tuân thủ theo đúng nguyên tắc kế toán và tài khoản sử dụng. Nếu sai trong 1 bước thì cả kết quả sẽ sai lệch và phần hạch toán đã công cốc rất mất thời gian.
- Tập trung cao độ, làm việc chăm chú, chuyên sâu. Khi mệt mỏi cần cho đầu óc thư giãn bởi làm việc với con số không hề đơn giản.
- Nên có một đội ngũ thực hiện hạch toán để hỗ trợ lẫn nhau và một đội có trách nhiệm kiểm tra lại tất cả giấy tờ cũng như kết quả được làm xong trước đó.
Kết luận
Hạch toán bán cổ phần là một nghiệp vụ kế toán vô cùng khó nhằn và không dễ dàng để thực hiện, tốn rất nhiều thời gian và công sức. Do vậy, để tối ưu quy trình thì các kế toán và chuyên gia nên tham khảo quy trình và lưu ý đã được LAVN đề cập trong bài viết.
