Luật thương mại năm 2005 quy định: “Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.” Theo quy định trên, văn phòng đại diện không được phép thực hiện hoạt động kinh doanh, cũng như thực hiện các hoạt động khác nhằm mục đích phát sinh lợi nhuận, chỉ được thực hiện các hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập văn phòng đại diện. Vậy thủ tục gia hạn giấy phép thành lập VPĐD có những điểm khác biệt nào so với thủ tục xin cấp giấy phép. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp thắc mắc của Quý doanh nghiệp về thủ tục này.

TÓM TẮT NỘI DUNG

Điều kiện để gia hạn Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Khi hết thời hạn theo quy định của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, để được gia hạn, văn phòng của doanh nghiệp cần đảm bảo không thuộc trường hợp các trường hợp sau đây:

Không hoạt động trong 01 năm và không phát sinh các giao dịch với Cơ quan cấp giấy phép.
Không báo cáo về hoạt động của Văn phòng đại diện trong 02 năm liên tiếp.
Không gửi báo cáo cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu tới Cơ quan cấp Giấy phép trong thời hạn 06 tháng, kể từ ngày hết hạn gửi báo cáo hoặc có yêu cầu bằng văn bản.

GiaGia hạn giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài — *Gia hạn giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài*

Hồ sơ gia hạn Giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Căn cứ Điều 22 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về hồ sơ gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện bao gồm các tài liệu sau:

Đơn đề nghị gia hạn do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài phải dịch ra tiếng Việt và được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự;
Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực;
Bản sao Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đã được cấp.

Tuy nhiên, ngoài những giấy tờ được quy định như tên doanh nghiệp cần phải cấp những loại tài liệu sau đây để thực hiện việc gia hạn văn phòng đại diện:

Báo cáo hoạt động trong 05 năm gần nhất của VPĐD;
Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đã được cấp;
Xác nhận không nợ tiền thuê trụ sở tính đến thời điểm xin gia hạn;
Chứng từ nộp thuế thu nhập cá nhân của các nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện;
Thông báo tình trạng nộp tiền BHXH cho nhân viên trong văn phòng (Thông báo C12 của BHXH);
CMND/Passport không quá 03 tháng của người đứng đầu VPĐD;

Lưu ý:Đối với các tài liệu, thành phần hồ sơ là tiếng nước ngoài: Đề nghị thương nhân dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam, phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Trình tự thủ tục thực hiện

Bước 1: Trong thời hạn ít nhất 30 ngày trước khi Giấy phép hết hạn, doanh nghiệp cần tiến hành nộp hồ sơ trực tiếp đến Cơ quan cấp phép hoặc qua đường bưu điện.

Bước 2: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả – Sở Công thương tiếp nhận hồ sơ và cấp Biên nhận.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Bước 3: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh. Trường hợp không gia hạn phải có văn bản nêu rõ lý do.

Bước 4: Thương nhân nước ngoài căn cứ vào ngày hẹn trên biên nhận đến nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả – Sở Công thương hoặc có thể đăng ký dịch vụ nhận kết quả qua bưu điện.

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình các nội dung sau:

Tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng đại diện, Chi nhánh;
Tên, địa chỉ trụ sở của thương nhân nước ngoài;
Người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh;
Số, ngày cấp, thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh, Cơ quan cấp Giấy phép;
Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh;
Ngày gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Các vấn đề cần lưu ý khi thực hiện thủ tục gia hạn

Thứ nhất, trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công thương. Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Thứ hai, thời hạn của giấy phép thành lập Văn phòng đại diện là 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.

Cuối cùng, trên thực tế khi tiếp nhận hồ sơ gia hạn giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cơ quan có thẩm quyền sẽ yêu cầu cung cấp thêm một số giấy tờ liên quan như xác nhận không nợ tiền thuê văn phòng và các tờ khai chứng từ liên quan đến việc nộp thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm xã hội cho nhân sự đang làm việc tại văn phòng. Nhằm xác minh trách nhiệm thực hiện hợp đồng, thanh toán các khoản nợ, gồm cả nợ thuế và việc thực hiện, giải quyết quyền lợi hợp pháp

Các thông tin khác

Cơ quan có thẩm quyền giải quyết hồ sơ gia hạn Giấy phép thành lập văn phòng đại diện là Sở Công thương nơi Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài đặt trụ sở.
Thời hạn giải quyết: 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Theo Thông tư 143/2016/TT-BTC, mức thu lệ phí gia hạn giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài, thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là 1.500.000 đồng/ giấy phép

Tư vấn hỗ trợ LAVN

Với thủ tục gia hạn giấy phép thành lập văn phòng đại diện LAVN sẽ cung cấp các dịch vụ sau:

Tư vấn các thủ tục, vấn đề pháp lý liên quan đến thủ tục gia hạn giấy phép thành lập văn phòng đại diện;
Tiếp nhận tài liệu từ quý khách;
Soạn thảo hồ sơ hoàn chỉnh;
Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền;
Làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
Nhận kết quả và bàn giao bản gốc cho quý khách;
Tư vấn và hướng dẫn công việc cần làm sau khi gia hạn giấy phép.