Công bố mỹ phẩm nhập khẩu từ Nhật Bản 

Công ty tôi hoạt động trong lĩnh vực bán buôn, phân phối mỹ phẩm nhập khẩu tại Khánh Hoà. Hiện tại công ty có kế hoạch nhập khẩu mỹ phẩm từ Nhật Bản về Việt Nam để phân phối cho các cơ sở khác. Vậy chúng tôi cần chuẩn bị các giấy tờ gì và quy trình thực hiện công bố mỹ phẩm như thế nào? Chị Quỳnh đặt câu hỏi.

Điều kiện đăng ký công bố mỹ phẩm nhập khẩu Nhật Bản

Cũng như các hồ sơ đăng ký công bố mỹ phẩm nhập khẩu từ các quốc gia khác, điều kiện đăng ký công bố mỹ phẩm nhập khẩu từ Nhật Bản cũng phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Doanh nghiệp phải có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với ngành nghề kinh doanh là bán buôn mỹ phẩm (mã ngành 4649)
• Sản phẩm phải được sản xuất và lưu hành tự do tại nước xuất khẩu và phải được nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu uỷ quyền cho công ty nhập khẩu thực hiện đứng tên công bố và phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam;
• Thành phần sản phẩm không chứa chất cấm hoặc nồng độ phần trăm không được quá giới hạn cho phép theo quy định Hiệp định mỹ phẩm ASEAN. 
• Việc công bố tính năng của mỹ phẩm phải đáp ứng yêu cầu và hướng dẫn của Hiệp định mỹ phẩm ASEAN. Mục đích chính của sản phẩm phải là làm sạch, làm thơm hoặc thay đổi vẻ bề ngoài hoặc điều chỉnh mùi cơ thể hoặc bảo vệ, giữ gìn chúng trong điều kiện tốt. Ví dụ: sản phẩm “Xà phòng rửa tay” có công dụng thứ nhất là làm sạch da tay, công dụng thứ hai là kháng khuẩn thì được chấp nhận đối với mỹ phẩm.

Hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu từ Nhật Bản gồm những gì

Thông thường hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu gồm 03 tài liệu: phiếu công bố sản phẩm; giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS); giấy uỷ quyền (LOA). Tuy nhiên, sản phẩm mỹ phẩm được sản xuất tại nước thành viên Hiệp định Đối tác Toàn diện và Tiến bộ xuyên Thái Bình Dương mà việc tham gia Hiệp định này đã được cơ quan có thẩm quyền của nước đó phê chuẩn và có hiệu lực thì được miễn giấy chứng nhận lưu hành tự do trong hồ sơ công bố.  Từ ngày 30 tháng 12 năm 2018 Hiệp định trên được Nhật Bản phê chuẩn và chính thức có hiệu lực, do đó sản phẩm nhập khẩu từ Nhật Bản không cần cung cấp CFS mà chỉ cần 02 tài liệu sau:

1. Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm

Doanh nghiệp đứng tên công bố sản phẩm tại Việt Nam chuẩn bị phiếu công bố bằng một trong hai cách sau:

• Điền thông tin sản phẩm trực tiếp vào mẫu phiếu công bố hiển thị trên hệ thống thông tin Cổng thông tin Một cửa quốc gia;
• Tải mẫu phiếu công bố và soạn thảo dưới dạng Excel, sau đó tải phiếu công bố lên hệ thống thông tin; 

2. Giấy uỷ quyền (LOA)

Công ty xuất khẩu sản phẩm tại Nhật Bản cung cấp giấy uỷ quyền đảm bảo đúng yêu cầu theo quy định pháp luật Việt Nam. Quy trình chuẩn bị giấy uỷ quyền tại Nhật Bản chúng tôi sẽ hướng dẫn khách hàng chuẩn bị ở phần tiếp theo. 

Quy trình, thủ tục làm công bố mỹ phẩm nhập khẩu

1. Chuẩn bị hồ sơ và làm đúng theo quy định hiện hành

Trước khi thực hiện công bố mỹ phẩm tại Việt Nam, doanh nghiệp phải cung cấp giấy uỷ quyền của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu. Để đảm bảo tài liệu hợp lệ theo yêu cầu pháp luật Việt Nam, việc chuẩn bị giấy uỷ quyền được tiến hành như sau:

Bước 1: Giấy uỷ quyền phải đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định tại Khoản 2 điều 6 Thông tư 06/2011/TT-BYT và được nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu ký tên đóng dấu.

• Tên, địa chỉ của nhà sản xuất; trường hợp bên uỷ quyền là chủ sở hữu sản phẩm thì cần nêu rõ tên, địa chỉ của chủ sở hữu sản phẩm và tên, địa chỉ của nhà sản xuất;
• Tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân được ủy quyền;
• Phạm vi ủy quyền (đứng tên công bố và phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam);
• Nhãn hàng hoặc tên sản phẩm được ủy quyền;
• Thời hạn ủy quyền;
• Cam kết của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm cung cấp đầy đủ Hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF) cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường tại Việt Nam;
• Tên, chức danh, chữ ký của người đại diện cho bên uỷ quyền.

Lưu ý: Con dấu cá nhân thay cho chữ ký tại quốc gia này vẫn được chấp thuận khi thực hiện công bố sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam

Bước 2: Khi chứng thực chữ ký tại văn phòng công chứng các tỉnh Ibaraki, Saitama, Tochigi, Gunma, Nagano, Chiba, Niigata thì không cần phải xin xác nhận con dấu của công chứng viên tại Cục pháp chế.

Bước 3: Xin xác nhận con dấu của công chứng viên tại Cục pháp chế quản lý văn phòng công chứng đó. 

Lưu ý: Khi chứng thực chữ ký tại văn phòng công chứng các tỉnh Ibaraki, Saimata, Tochigi, Gunma, Nagano, Chiba, Niigata thì không cần phải xin xác nhận con dấu của công chứng viên tại Cục pháp chế. 

Bước 4: Chứng nhận lãnh sự tại Bộ ngoại giao Nhật Bản.

Bước 5: Hợp pháp hoá lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam.

Tham khảo: Mẫu giấy ủy quyền từ phía đại diện Nhật Bản tại đây.

2. Tiến hành thủ tục công bố mỹ phẩm

Sau khi đã chuẩn bị hoàn tất hồ sơ đăng ký công bố, doannh nghiệp tiến hành thủ tục công bố mỹ phẩm tại Việt Nam như sau:

Bước 1: Đăng ký tài khoản nộp hồ sơ trên Cổng thông tin Một cửa quốc gia;

Bước 2: Tải hồ sơ lên hệ thống bằng cách chọn “Thêm hồ sơ mới” và lưu hồ sơ;

Bước 3: Ký chữ ký số và nộp hồ sơ

Bước 4: Sau 02 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ, Cục quản lý dược sẽ gửi phiếu báo thu cho doanh nghiệp trên hệ thống. Thực hiện nộp phí theo hướng dẫn trên phiếu báo thu và tải uỷ nhiệm chi lên hệ thống thông tin

Bước 5: Sau 25 – 30 ngày làm việc doanh nghiệp sẽ nhận phản hồi của Cục quản lý Dược về hồ sơ đã nộp.

• Trong trường hợp hồ sơ hợp lệ Cục quản lý Dược sẽ cấp số tiếp nhận phiếu công bố mỹ phẩm.
• Trong trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ Cục quản lý Dược sẽ yêu cầu sửa đổi bổ sung. Doanh nghiệp tiến hành điều chỉnh, cung cấp hồ sơ theo yêu cầu và nộp lại hồ sơ kèm công văn giải trình và các tài liệu bổ sung (nếu có).

Hướng dẫn thêm: khách hàng tham khảm thêm nội dung hướng dẫn nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm tại Cổng thông tin Một cửa quốc gia và tra cứu công bố mỹ phẩm.

Tại sao bạn nên chọn dịch vụ công bố mỹ phẩm Nhật Bản của LAVN?

Mục tiêu của chúng tôi là giúp khách hàng thực hiện công việc “Nhanh hơn – Chuyên nghiệp hơn – Tiết kiệm hơn.

Trên đây là nội dung thông tin đây đủ và chi tiết nhất về điều kiện, hồ sơ và quy trình công bố mỹ phẩm nhập khẩu từ Nhật Bản được viết bởi luật sư Trần Thị Hiền. Khách hàng nếu có thắc mắc vui lòng liên hệ để được LAVN tư vấn và giải đáp.

Thông tin tham khảo thêm: mỹ phẩm nhập khẩu tại các quốc gia khi công bố sẽ có những quy định riêng và chung về hồ sơ, khách hàng có thể đọc thêm nội dung bài viết thủ tục công bố bố mỹ phẩm nhập khẩu để nắm được các thông tin chung theo quy định pháp luật hiện hành.

LAVN LAW FIRM

Địa chỉ : Lầu 3, Tòa nhà Lộc Thiên Ân, Số 49 Lê Quốc Hưng, F.12, Q.4, TP. HCM

VP Hà Nội: Phòng 302 – số nhà 94 ngõ 126 đường Khuất Duy Tiến, phường Nhân Chính, quận Thanh Xuân, Hà Nội

Tel: (028) 6261 6569                      |      Fax: 028 6261 6639

Email: support@lavn.com.vn         |       Website: www.lavn.com.vn